L'ERP est accessible a l'adresse https://app.doubout.com/erp/. Il est protege par une authentification Google OAuth.
Page de connexion — Cliquez sur "Se connecter avec Google" pour acceder au dashboard. Seuls les comptes autorises (roche.remi@agialgo.com et cafre.celine@agialgo.com) ont acces.
🔑
Comptes autorises
roche.remi@agialgo.com (Remi)
cafre.celine@agialgo.com (Celine)
Pour ajouter un nouveau compte, il faut modifier la whitelist dans le code de l'API.
🔗
URLs utiles
Dashboard ERP : app.doubout.com/erp/
n8n (workflows) : app.doubout.com/signin
API sante : app.doubout.com/api/health
Securite
La connexion est chiffree (HTTPS avec certificat SSL automatique). Les sessions durent 7 jours. Si vous etes deconnecte, il suffit de cliquer a nouveau sur "Se connecter avec Google".
2. Le tableau de bord
Le dashboard affiche une vue d'ensemble de l'activite en temps reel. C'est la premiere page que vous voyez apres la connexion.
Dashboard principal — KPIs en haut, prochaines sessions, pipeline commercial, et cashflow mensuel.
📈
KPIs (indicateurs cles)
Les 4 cartes en haut du dashboard montrent :
Contacts : nombre total de prospects/stagiaires
Sessions : sessions planifiees ou en cours
Inscriptions : inscriptions actives
Chiffre d'affaires : revenus encaisses et prevus
📋
Ce qui est automatique
Les donnees du dashboard sont mises a jour en temps reel depuis la base de donnees PostgreSQL. Quand un workflow n8n cree une inscription ou un document, le dashboard le reflete immediatement.
Le dashboard existe en theme clair et sombre. Le bouton de bascule est dans le header (icone lune/soleil).
3. Gerer les sessions de formation
Le module Sessions permet de planifier et suivre chaque session de formation. C'est le coeur de la gestion operationnelle.
Liste des sessions — 3 sessions planifiees (mars, avril, mai 2026) avec statuts, dates, et nombre de places.
Actions disponibles
➕
Creer une session
Cliquez sur "+ Nouvelle session". Remplissez :
Formation (selectionnee dans le catalogue)
Dates de debut et fin
Horaires (ex: 09:00-17:00)
Lieu (ex: Les Bonnifieurs, Pointe-a-Pitre)
Nombre de places (max 10)
✏
Modifier / changer le statut
Cliquez sur une session pour l'editer. Les statuts possibles :
planifiee → session a venir
confirmee → minimum de participants atteint
en_cours → formation en cours
terminee → formation terminee
annulee → session annulee
Important pour les workflows
Les workflows n8n (convocations, emargement, evaluations, attestations, facturation) se declenchent automatiquement en fonction du statut de la session et des dates. Quand vous changez le statut a "confirmee", les convocations seront envoyees J-14. Quand la session passe a "terminee", les attestations et factures sont generees.
4. Les inscriptions
Ce module liste toutes les inscriptions et permet de suivre le paiement de chaque stagiaire.
Liste des inscriptions avec mode de paiement, statut, et montant.
3 modes de paiement
💳
Systeme.io
Paiement direct par carte ou virement via Systeme.io. L'inscription est automatique via le webhook.
🏫
CPF (EDOF)
Via Mon Compte Formation. Necessite le NDA + Qualiopi. Inscription manuelle ou via webhook CPF.
🏢
OPCO
Financement employeur via OPCO. Dossier administratif a monter. Inscription via webhook OPCO.
Vous pouvez modifier le statut paiement en cliquant sur l'inscription.
5. Pipeline commercial (Contacts)
Le module Pipeline affiche tous vos contacts avec leur position dans le parcours commercial.
Vue des contacts — chaque contact a un stade dans le pipeline (prospect, qualifie, inscrit, en_formation, alumni).
Les stades du pipeline
Prospect→Qualifie→Inscrit→En formation→Alumni
➕
Ajouter un contact
Cliquez "+ Nouveau contact" et renseignez nom, prenom, email, telephone, entreprise.
Les contacts sont aussi crees automatiquement lors des inscriptions via les webhooks.
🚀
Automatisations liees
WF-21 : Prospection B2B (mardi 10h)
WF-22 : Funnel Systeme.io (opt-in)
WF-23 : Qualification leads (quotidien 8h)
WF-24 : Relance commerciale
6. Documents generes automatiquement
Tous les documents administratifs sont generes et stockes automatiquement dans Google Drive. Ce module liste les documents avec leur lien Drive.
Liste des documents — conventions, convocations, attestations, factures, devis. Chaque document a un lien direct vers Google Drive.
Types de documents
Type
Workflow
Declencheur
Template Google Docs
Convention
WF-09
A chaque inscription
TPL_Convention
Convocation
WF-04
J-14 avant la session
TPL_Convocation
Attestation
WF-08
Apres session terminee + scores OK
TPL_Attestation
Facture
WF-10
Apres session terminee
TPL_Facture
Devis
WF-13
Sur demande (webhook)
TPL_Devis
Tout est automatique
Vous n'avez rien a faire pour generer les documents. Les workflows n8n copient un template Google Docs, remplacent les champs (nom, dates, montant...), et sauvegardent le document dans le bon dossier Drive. Le lien est enregistre en base de donnees et visible dans l'ERP.
Structure Google Drive
Doubout/
Templates/ — 6 templates Google Docs (ne pas modifier)
Documents/
Conventions/ — conventions signees
Convocations/ — convocations envoyees
Attestations/ — attestations de fin
Factures/ — factures clients
Devis/ — devis generes
Certificats/ — certificats de realisation
7. Finance et tresorerie
Le module Finance donne une vue sur le cashflow, les factures en attente, et les previsions de tresorerie.
Vue Finance — cashflow mensuel, factures impayees, et revenus par partenaire.
Workflows associes
💰
Facturation
WF-10 : Facturation hebdo (lundi 10h) — genere les factures pour les sessions terminees
WF-14 : Facturation auto — factures mensuelles recurrentes
WF-15 : Recouvrement — relances automatiques pour impayees
📊
Comptabilite
WF-16 : Export comptable — export mensuel vers Google Sheets
WF-17 : Remuneration partenaires — calcul 70/30
WF-29 : Prevision cashflow — projection a 3 mois
8. Module Qualiopi
Le module Qualiopi permet de preparer l'audit en suivant les 32 indicateurs du Referentiel National Qualite (RNQ). C'est essentiel pour obtenir la certification.
Preparation audit Qualiopi — chaque indicateur a un statut (conforme, partiel, non-conforme) et des preuves a fournir.
Les 7 criteres Qualiopi
Critere
Indicateurs
Objet
C1
1 a 3
Information du public
C2
4 a 8
Identification des objectifs et adaptation
C3
9 a 16
Adaptation aux publics (acces, positionnement, parcours)
C4
17 a 20
Adequation des moyens
C5
21 a 26
Qualification des personnels
C6
27 a 29
Investissement dans l'environnement professionnel
C7
30 a 32
Recueil et exploitation des appreciations
Le workflow WF-12 (Qualiopi Audit)
s'execute automatiquement chaque semaine et met a jour les scores de conformite dans la base de donnees. Il verifie la presence des preuves pour chaque indicateur.
9. Dossiers FSE+ (Fonds Social Europeen)
Le module FSE+ gere les dossiers de financement europeen, avec le suivi des participants et les rapports semestriels.
Module FSE+ — suivi des dossiers, donnees participants, et statistiques de conformite.
Pre-requis
Les dossiers FSE+ ne concernent que les formations eligibles au CPF. Il faut d'abord obtenir le NDA et Qualiopi pour pouvoir en beneficier.
10. Catalogue de formations
Catalogue — 1 formation active (IA Agentique, 21h, 1500 EUR). D'autres formations seront ajoutees au fil du temps.
Ce module affiche les formations disponibles. Pour l'instant, une seule formation est configuree :
Liste des partenaires formateurs — chaque partenaire a un domaine de competence et un taux de commission (70/30).
Modele 70/30
Doubout prend en charge : Qualiopi, FSE+, marketing, plateforme, admin, facturation (70%).
Le partenaire formateur se concentre uniquement sur la formation (30%).
12. Journal d'activite
Journal — historique de toutes les actions (inscriptions, documents generes, paiements, modifications).
Le journal trace toutes les operations effectuees dans l'ERP et par les workflows. Utile pour :
Verifier qu'une action automatique s'est bien executee
Retrouver l'historique d'un contact ou d'une inscription
Preuves d'audit Qualiopi (tracabilite)
13. Module Automatisations
Vue des automatisations — liste des workflows n8n actifs avec leur dernier declenchement.
Ce module montre l'etat de tous les workflows n8n en un coup d'oeil. Il indique :
Le nom de chaque workflow
Son type de declencheur (schedule, webhook, sub-workflow)
La date de derniere execution
Le statut (actif/inactif)
14. Guide et FAQ integre
Guide integre — aide contextuelle et FAQ directement dans l'ERP.
Un guide d'utilisation est integre dans l'ERP. Il repond aux questions les plus frequentes et explique chaque module.
15. Sites web
Deux sites web sont prets a etre integres dans Systeme.io pour le lancement commercial.
🏠
Site du centre de formation
Fichier : site/centre.html
Presentation generale de Doubout en tant que centre de formation professionnel aux Antilles. Contient :
Page d'accueil avec proposition de valeur
Catalogue de 9 formations (5 de Remi + 4 de Celine)
Approche pedagogique
Presentation des formateurs (Remi, Celine, partenaires)
Lieux de formation (Pointe-a-Pitre, en ligne, en entreprise)
Dispositifs de financement (CPF, OPCO, 3x sans frais)
Formulaire de contact
Design theme clair, responsive, meme charte graphique que le site formation.
🤖
Landing page IA Agentique
Fichier : site/index.html
Page de vente dediee a la formation phare "IA Agentique pour Managers PME/TPE". Contient :
Accroche et proposition de valeur
Methode DAMP en 4 etapes
Programme detaille des 3 jours
6 benefices concrets
3 temoignages clients
Tarif (1 500 EUR TTC) + badges CPF/OPCO
Profil formateur (Remi Roche)
FAQ 6 questions
Concu pour la conversion : CTA "Reserver ma place" + urgence session Mars 2026.
Action Celine : integrer ces sites dans Systeme.io
Ces deux pages HTML sont des maquettes pretes a l'emploi. L'etape suivante est de les integrer dans Systeme.io pour beneficier du systeme de paiement, du funnel d'acquisition, et du suivi marketing. Le processus :
Site centre (centre.html) → creer un nouveau site dans Systeme.io, reproduire les sections et le contenu dans l'editeur visuel. Ce sera la page d'accueil doubout.com.
Landing IA Agentique (index.html) → creer une page de vente / funnel dans Systeme.io liee au produit "IA Agentique" (product_id: 573418). Le bouton "Reserver" doit mener au checkout Systeme.io.
Configurer les liens entre les deux sites : le bouton "En savoir plus" sur la carte IA Agentique du site centre doit pointer vers la landing page.
Verifier que le webhook systemeio-order est bien configure pour declencher le workflow WF-01 a chaque commande.
16. Les 30 workflows n8n
30 workflows sont actifs et automatisent environ 95% des processus administratifs. Ils sont repartis en 5 categories.
Coeur de metier (Inscription → Attestation)
WF
Nom
Declencheur
Description
01
Inscription Systeme.io
Webhook
Recoit une commande Systeme.io, cree contact + inscription + convention
02
Inscription CPF
Webhook
Inscription via EDOF / Mon Compte Formation
03
Inscription OPCO
Webhook
Inscription via financement OPCO employeur
04
Convocations
Quotidien 8h
Envoie les convocations J-14 et rappels J-3
05
Emargement
Quotidien 8h
Cree les fiches de presence pour les sessions en cours
06
Evaluation acquis
Quotidien 8h
Cree les evaluations des acquis en fin de session
07
Evaluation satisfaction
Quotidien 8h
Envoie les questionnaires de satisfaction post-session
08
Attestations
Quotidien 8h
Genere les attestations pour les stagiaires qui ont valide
09
Convention
Sub-workflow
Genere la convention via template Google Docs (appele par WF-01/02/03)
Finance et Facturation
WF
Nom
Declencheur
Description
10
Facturation
Lundi 10h
Genere les factures pour les sessions terminees
13
Devis
Webhook
Genere un devis sur demande
14
Facturation auto
Mensuel
Factures recurrentes mensuelles
15
Recouvrement
Quotidien
Relances automatiques pour factures impayees
16
Export comptable
Mensuel
Export vers Google Sheets pour la comptabilite
17
Remuneration
Mensuel
Calcul et suivi des remunerations partenaires (70/30)
Conformite et Qualite
WF
Nom
Declencheur
Description
11
FSE+
Hebdomadaire
Mise a jour des dossiers FSE+
12
Qualiopi audit
Hebdomadaire
Verification des 32 indicateurs et preuves
18
BPF annuel
15 fevrier
Generation du Bilan Pedagogique et Financier
19
Reclamations
Webhook
Reception et traitement des reclamations
20
Veille reglementaire
Lundi 9h
Veille sur les changements reglementaires
Commercial et Marketing
WF
Nom
Declencheur
Description
21
Prospection B2B
Mardi 10h
Actions de prospection automatisees
22
Funnel Systeme.io
Webhook
Capture des opt-in du funnel marketing
23
Qualification leads
Quotidien 8h
Scoring et qualification automatique des prospects
24
Relance commerciale
Quotidien
Relances automatiques des prospects qualifies
25
Support technique
Webhook
Reception et traitement des tickets support
Workflows supplementaires (Phase 2)
WF
Nom
Declencheur
Description
26
Onboarding partenaire
Webhook
Processus d'integration d'un nouveau formateur partenaire
27
Sync calendrier
Toutes les 5 min
Synchronisation Google Calendar / sessions
28
Suivi OPCO
Quotidien
Suivi des dossiers OPCO en cours
29
Prevision cashflow
Lundi 7h
Projection financiere a 3 mois
30
Backup DB
Quotidien 3h
Sauvegarde automatique de la base de donnees
17. Parcours stagiaire complet
Voici le cycle de vie complet d'un stagiaire, de l'inscription a l'obtention de l'attestation. Presque tout est automatise.
1
Inscription
Le stagiaire s'inscrit via Systeme.io, CPF ou OPCO. Le webhook declenche WF-01, WF-02 ou WF-03 qui cree le contact et l'inscription en base.
Stagiaire s'inscrit→Webhook→WF-01/02/03→Contact + Inscription en DB
2
Convention de formation
Automatiquement generee par WF-09 (appele par le workflow d'inscription). La convention est creee dans Google Drive et envoyee par email.
3
Convocation (J-14)
WF-04 envoie automatiquement la convocation 14 jours avant la session. Un rappel est envoye a J-3.
4
Emargement (pendant la session)
WF-05 cree les fiches de presence chaque jour (matin + apres-midi). Le formateur fait signer les stagiaires.
5
Evaluation des acquis (dernier jour)
WF-06 declenche l'evaluation des acquis le dernier jour de formation (quiz, exercices pratiques).
6
Evaluation de satisfaction (post-session)
WF-07 envoie le questionnaire de satisfaction apres la fin de la session.
7
Attestation de fin de formation
WF-08 genere l'attestation si le stagiaire a un score d'acquis et un taux de presence suffisants (>= 50%). Le contact passe en statut "Alumni".
8
Facturation
WF-10 genere la facture pour les sessions terminees dont le paiement est en attente. WF-15 gere les relances en cas d'impaye.
Resume
Sur ces 8 etapes, 7 sont entierement automatiques. La seule action manuelle est de faire signer l'emargement pendant la session (le formateur gere sur place).
18. Plan de lancement de l'activite
Voici les actions a realiser dans l'ordre pour lancer officiellement l'activite de formation.
Phase A — Prerequis administratifs (semaines 1-4)
PRIORITE ABSOLUE — Sans ces etapes, impossible de former legalement.
1
Creer la structure juridique
Choisir entre SAS, SASU ou SARL. Obtenir le SIRET aupres de l'INPI/guichet unique. Doubout doit etre une entite separee d'agialgo.
Action Remi — Prendre rendez-vous avec un expert-comptable en Guadeloupe.
2
Declarer l'activite de formation (NDA)
Deposer le formulaire Cerfa n°10782*05 aupres de la DEETS Guadeloupe (ancienne DIECCTE) dans les 3 mois suivant la premiere convention.
Documents necessaires :
Cerfa rempli et signe
Bulletin n°3 du casier judiciaire
Copie du SIRET
Convention de formation type (deja prete : admin/nda/convention-formation-modele.md)
Programme de formation (deja pret : admin/nda/programme-ia-agentique.md)
Liste des formateurs avec CV
Action Remi — Guide complet dans admin/nda/guide-declaration-nda.md
3
Obtenir le numero NDA
La DEETS a 30 jours pour repondre. Le NDA est un prerequis pour Qualiopi et pour proposer des formations CPF.
Attente — Compter 2-4 semaines apres le depot.
Phase B — Mise en marche commerciale (semaines 2-6)
Ces actions peuvent commencer en parallele des demarches administratives.
4
Configurer Systeme.io
La formation IA Agentique est deja configuree (product_id: 573418, tag: formation-ia-agentique). Il reste a :
3 sessions sont planifiees (mars, avril, mai 2026). Dans l'ERP, passer le statut a "confirmee" des qu'il y a assez d'inscrits (minimum 4-5).
Action dans l'ERP — Module Sessions → cliquer sur la session → changer le statut.
6
Lancer la prospection B2B
Le workflow WF-21 est configure pour de la prospection automatisee. En parallele :
Contacter les entreprises locales (PME/TPE Guadeloupe)
Proposer des sessions intra-entreprise
Activer le reseau partenaires (Lionel/Les Bonnifieurs pour le lieu)
Action Remi + Celine
Phase C — Premiere session (semaine 6-8)
7
Animer la premiere session
Les automatisations gereront : convocations (J-14), emargement, evaluations, attestations, facturation. Le formateur doit :
Preparer la salle (Les Bonnifieurs)
Imprimer les supports si necessaire
Faire signer l'emargement chaque demi-journee
Distribuer les evaluations
Action Remi
8
Post-session : verifier dans l'ERP
Apres la session, verifier dans l'ERP que :
Les attestations ont ete generees (module Documents)
Les factures ont ete creees (module Finance)
Les contacts sont passes en "Alumni" (module Pipeline)
Les indicateurs Qualiopi sont a jour (module Qualiopi)
Action dans l'ERP
Phase D — Certification Qualiopi (mois 3-6)
9
Preparer l'audit Qualiopi
Voir section dediee ci-dessous. Le module Qualiopi de l'ERP aide a suivre les 32 indicateurs.
Action Remi — A lancer apres la premiere session reussie.
10
Passer l'audit initial
Choisir un organisme certificateur (ex: Bureau Veritas, AFNOR, Qualianor). L'audit initial est realise sur site.
Action Remi
19. Roadmap Qualiopi
Obtenir Qualiopi est essentiel pour proposer des formations financees par le CPF, les OPCO, et les fonds publics. Voici le chemin a suivre.
Pre-requis
Structure juridique avec SIRET
Declaration d'activite (NDA) aupres de la DEETS
Convention de formation type (document pret)
Programme de formation conforme (document pret)
Reglement interieur (document pret)
Au moins 1 session realisee avec preuves completes
Bilan Pedagogique et Financier (BPF) a jour
Les 32 indicateurs — ce qui est deja pret
✅
Deja en place (automatise)
Programmes detailles avec objectifs (C2)
Conventions de formation (C2)
Emargement par demi-journee (C3)
Evaluations des acquis (C3)
Questionnaires de satisfaction (C7)
Attestations de fin de formation (C3)
Suivi des reclamations WF-19 (C7)
BPF automatise WF-18 (C7)
Veille reglementaire WF-20 (C6)
Tracabilite complete (journal d'activite)
⚠
A completer manuellement
Information publique : site web, CGV (C1)
Analyse des besoins des stagiaires (C2)
Adaptation aux personnes en situation de handicap (C3)
CV et qualifications des formateurs (C5)
Plan de developpement des competences (C5)
Veille pedagogique documentee (C6)
Actions d'amelioration suite aux evaluations (C7)
Calendrier recommande
Mois
Action
Indicateurs couverts
M1
Creer la structure + deposer NDA
Pre-requis
M1-2
Realiser la premiere session complete
C2, C3, C4, C7
M2
Publier le site web avec CGV et informations publiques
C1 (ind. 1-3)
M2-3
Constituer les dossiers formateurs (CV, diplomes)
C5 (ind. 21-26)
M3
Documenter les adaptations handicap (referent + procedure)
C3 (ind. 13)
M3-4
Formaliser le plan d'amelioration continue
C7 (ind. 30-32)
M4
Soumettre le BPF (genere automatiquement par WF-18)
Reglementaire
M4-5
Choisir l'organisme certificateur et planifier l'audit
-
M5-6
Audit initial Qualiopi
32 indicateurs
Cout de l'audit Qualiopi
Compter entre 1 500 et 3 000 EUR pour l'audit initial selon l'organisme certificateur. La certification est valable 3 ans avec un audit de surveillance a 18 mois.
Barre de progression estimee
Preuves automatisees : ~60%
Documents administratifs : ~80%
Premiere session realisee : 0%
Pret pour l'audit : ~40%
Resume
30
Workflows actifs
13
Modules ERP
95%
Automatisation
Prochaine action prioritaire
Creer la structure juridique Doubout (SIRET) puis deposer la declaration NDA aupres de la DEETS Guadeloupe. Tout le reste (plateforme, workflows, documents) est deja operationnel et attend le feu vert administratif.
Guide genere le 18 fevrier 2026 — Doubout ERP v2.0.0
